Articolo: Controllo sulle sim aziendali: necessaria la policy interna

approfondimento di Andrea Sitzia – Avvocato, Studio legale Barraco

 

Estratto dal n. 8/2018 di Diritto & Pratica del Lavoro (Settimanale IPSOA)

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“La questione

Con il provvedimento n. 3 dell’11 gennaio 2018 il Garante privacy, in sede di verifica preliminare presentata da una società multinazionale, fornisce una serie di rilevanti indicazioni in ordine ad un aspetto di sicura rilevanza, relativo al controllo del traffico dei telefoni aziendali in uso ai dipendenti.

Nello specifico, la procedura di trattamento oggetto della verifica preliminare presentava le seguenti caratteristiche:

• le finalità perseguite sono quelle di controllo delle fatture del provider del servizio telefonico   e di analisi dell’andamento complessivo dei consumi in modo da valutare nel tempo l’adeguatezza del contratto con il provider con l’obiettivo di ridurre i costi aziendali e ottimizzare la qualità del servizio nonché rilevare eventuali situazioni anomale di consumi;
• il sistema prevede la raccolta ed elaborazione dei dati ad opera di una società specializzata con sede all’estero (nello specifico in Inghilterra);
• le ultime tre cifre dei numeri telefonici chiamanti e chiamati vengono oscurati;
• le informazioni rese disponibili dal portale vengono scaricate e registrate su foglio Excel memorizzato su cartella riservata; una volta criptato il file viene inviato alla società incaricata delle operazioni di controllo
• il tempo di conservazione ipotizzato era di dodici mesi;
• era stato stipulato apposito accordo sindacale ed è programmata l’attivazione di una trattativa con le Rsu delle altre società del gruppo interessate;
• in caso di rilevazione da parte del fornitore esterno del servizio di analisi il dato viene segnalato al “manager” del dipendente affinché questi (così si legge nel provvedimento) “provveda ad invitarlo a contenere i costi”;
• non sono previsti utilizzi ulteriori né per finalità disciplinari;
• non è previsto (o meglio, non emerge dall’istanza) l’addebito di costi specifici ai dipendenti in relazione al traffico telefonico fruito per esigenze personali.”…. continua la lettura