Agenzia Entrate: gestione documentale delle note spese con procedura informatica
L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, ha provveduto a fornire un parere sulle modalità di gestione del processo, interamente digitale, di gestione delle note delle spese prodotte da trasfertisti e dei pertinenti giustificativi.
La risposta dell’Agenzia delle Entrate:
Quando si parla di documenti informatici, il riferimento principale è al D.Lgs. n. 82 del 2005 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e ai decreti che ad esso hanno dato attuazione, sia in generale (cfr. i D.P.C.M. 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici) sia nello specifico per l’ambito tributario (si veda il D.M. 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto“).
Dalla normativa e dalla prassi richiamate, emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (cfr. l’articolo 1, lett. p) del CAD) – come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità (si veda l’articolo 2, del D.M. 17 giugno 2014e l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).
Laddove tali accorgimenti – come sembra, stante quanto indicato da Alpha – siano effettivamente presenti anche nel processo ipotizzato dall’istante, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell’articolo 23-bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del D.P.R. n. 917 del 1986 e dei vari documenti di prassi in materia), nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente (si veda, ad esempio, l’articolo 5 del D.M. 17 giugno 2014).
Quanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, va qui ribadito che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del CAD, in quanto è «possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».
Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014 – con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale (cfr. l’articolo 4, comma 3, dello stesso D.M.) – senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, prescritto dal comma 2 del citato articolo 4.
Ove, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014 (sulla definizione di pubblico ufficiale, in generale, può richiamarsi la circolare n. 36/E del 2006, punto 8.3).
Alla stessa conclusione sulla natura di documento analogico originale unico – a nulla rilevando in senso difforme il D.M. 21 marzo 2013 (che riguarda ambiti extrafiscali propri, peraltro, delle sola Pubblica amministrazione) – deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.
In questo caso, infatti, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità – tanto astratta, quanto concreta – di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.
Fonte: Agenzia delle Entrate
